Corona: Was tun als Verein? 5 Schritte die JETZT essenziell sind!
Wie sich das Vereinsleben in ein paar Tagen ändern kann. Vor einigen Tagen haben sich in Vereinen noch Mannschaften zum Training getroffen, Karnevalssitzungen wurden abgehalten und anstehende Mitgliederversammlungen geplant. Yoga-Kurse und Fitnessstudios waren stark gefragt. Jetzt ist die Welt plötzlich eine andere. Dominiert wird sie von Corona: Was tun als Verein in dieser schweren Situation?
Nahezu alle Vereine haben den Betrieb quasi von heute auf morgen komplett eingestellt. Kein Training, kein Wettkampf, kein gemeinschaftliches Zusammenkommen. Das Coronavirus hat das öffentliche Leben in Deutschland und damit nahezu alle Vereine in beispielloser Geschwindigkeit komplett lahmgelegt.
Was das für Vereine bedeutet und wie man mit der neuen Herausforderung umgehen sollte, mit diesen Fragen sehen sich derzeit viele Vorstände, Abteilungsleiter und Trainer konfrontiert. Wir wollen mit den folgenden Punkten trotz der derzeitigen Dynamik ein bisschen Orientierung geben und einige wichtige Fragen beantworten, wie sich Vereine jetzt verhalten sollten. Die folgenden 5 Schritte sollen Ihnen als Leitfaden dienen:
1. Gesellschaftlicher Verantwortung gerecht werden
Dass man als Verein eine gesamtgesellschaftliche Verantwortung übernimmt ist keine Neuigkeit. In einer Ausnahmesituation wie dieser gilt das umso mehr. Auch wenn derzeit kein aktiver Betrieb im Verein möglich ist, sollten Vereine ihre Reichweite und ihre Vorbildrolle zu nutzen wissen. Wichtige Hinweise zum richtigen Verhalten in der derzeitigen Situation sowie der Appell an alle Mitglieder die Situation ernst zu nehmen, kann derzeit tatsächlich Leben retten.
Manche Vereine und Abteilungen gehen sogar bereits einen Schritt weiter und sind ein gutes Vorbild bürgerschaftlichen Engagements im Verein. Da derzeit ohnehin kein Trainingsbetrieb möglich ist, bieten Sportmannschaften beispielweise an, Senioren und anderen Menschen der Risikogruppe bei Einkäufen oder anderen Dingen des täglichen Lebens zu unterstützen. Diese Initiativen gilt es zu fördern und zu unterstützen.
2. Mitgliederversammlung vertagen, absagen oder online abhalten
In den ersten Monaten des Jahres stehen für die meisten Vereine üblicherweise die jährlichen Mitgliederversammlungen im Kalender. Da Veranstaltungen aufgrund Corona derzeit nicht möglich sind, gilt es die Entscheidung zu treffen, ob die Mitgliederversammlung verschoben oder abgesagt werden soll. Da in vielen Satzungen festgeschrieben ist, wann die Mitgliederversammlung stattzufinden hat, sollten Vorstände prüfen, ob eine Verschiebung oder Absage möglich ist und alle Mitglieder umgehend in Kenntnis setzen. Nähere Informationen und Hintergründe für die Verschiebung oder Absage der Mitgliederversammlung finden Sie zum Beispiel in den Infos des Württembergischen Landessportbunds (WLSB) zu Coronasituation.
Die derzeitige Lage gibt im Übrigen auch den passenden Anlass genau jetzt die Zukunft des Vereis zu gestalten. Es kann durchaus Sinn machen, darüber nachzudenken, ob Mitgliederversammlungen nicht auch digital über eine Videokonferenz abgehalten werden können. Das kann für ähnliche Ausnahmesituationen in der Zukunft hilfreich sein und entspricht ohnehin dem Zeitgeist. Was es bei der in der Satzung zu beachten gilt und wie die Stimmabgabe online richtig organisiert werden kann, das haben die Kollegen von Vereinswelt in ihrem Artikel zur digitalen Mitgliederversammlung bereits recherchiert.
3. Finanzierung des Vereins sicherstellen: Ausgaben senken, Einnahmen sichern
Normalerweise helfen wir mit Xavin Vereinen bei der Finanzierung von Großprojekten. Unser Rat in der jetzigen Situation ist deshalb auch für uns schmerzhaft. Um die Finanzierung des Vereins für unbestimmte Zeit sicherzustellen, gilt es jetzt alle Ausgaben des Vereins auf den Prüfstand zu stellen. Wichtige Investitionen deren Finanzierung und Umsetzung schon lange geplant sind, sollten nach Möglichkeit wie geplant umgesetzt werden.
Alle anderen nicht unbedingt notwendigen Vorhaben sollten zunächst verschoben werden. Auch alle laufenden Ausgaben gilt es mit Blick auf die Liquidität des Vereins zu prüfen. Da nicht bekannt ist wie lange das Vereinsleben durch das Coronavirus beeinträchtigt ist, ist es wichtig Geld in der Kasse des Vereins zu haben, um alle laufenden Rechnungen begleichen zu können. Vereine die etwa sozialversichungspflichtige Mitarbeiter beschäftigen, sollten über die Anmeldung von Kurzarbeit nachdenken, um die Personalkosten vorübergehend zu senken.
Doch nicht nur die Ausgabenseite muss betrachtet werden. Auch die Einnahmenseite des Vereins muss gesichert werden. Die wichtigste Einnahmequelle nahezu jedes Vereins sind die Mitgliedsbeiträge. Diese wurden in der Regel bereits zu Jahresbeginn eingezogen. Dennoch ist es gerade mit Blick auf die Zukunft wichtig, das Vereinsleben aktiv zu halten (zum Beispiel durch Hilfsinitiativen wie oben beschrieben). Durch den Ausfall der Vereinsangebote können Mitglieder nämlich unzufrieden werden und Teile der Mitgliedsbeiträge und Kursgebühren zurückfordern, oder gar ganz aus dem Verein austreten. Das träfe jeden Verein finanziell sehr empfindlich. Vereine sind eine Solidargemeinschaft, die in schweren Zeiten zusammenstehen muss, das gilt es den Mitgliedern zu vermitteln (näheres dazu im Abschnitt 4. Kommunikation ist der Schlüssel).
Auch von öffentlicher Seite kann in nächster Zeit mit finanzieller Hilfe für Vereine gerechnet werden. Um wegfallende Einnahmen durch Veranstaltungen, Kursgebühren und ähnliches aufzufangen, wird es ohne öffentliche Förderprogramme kaum gehen. Noch bleibt allerdings abzuwarten wie und in welcher Höhe Vereine gestützt werden.
4. Kommunikation ist der Schlüssel
Wenn keine Veranstaltungen, kein Training, kein Spielbetrieb stattfindet, was kann man im Verein überhaupt noch tun? Kommunizieren! Bei allen oben genannten Maßnahmen ist eines am allerwichtigsten, die Mitglieder mit ins Boot zu nehmen und den Kontakt ständig aufrechtzuerhalten. Das geht am besten über soziale Medien, Emails und Videokonferenzen. Gesegnet sind nun die Vereine, die schon länger eine zielgerichtete Digitalstrategie verfolgen und etwa über eine gute Website, sauber gepflegte Email-Listen sowie Facebook- und Instagram-Kanäle verfügen.
Wir sind bei Xavin immer wieder überrascht, wie holprig die Kommunikation in Vereinen häufig abläuft. Die Kommunikationswege von Abteilungsleitung zu Mitgliedern sind zwar zumeist recht gut. Die Schnittstelle Vereinsführung zu Abteilungsleitung oder direkt zum Mitglied lässt aber häufig sehr zu wünschen übrig. Das macht eine gut gesteuerte Kommunikation von Vorstand zu Mitgliedern oft unmöglich, da schlicht kein direkter Kommunikationskanal besteht. Vereinsvorstände die heute noch auf den Aushang im Glaskasten des Vereinsheims als Kommunikationsmedium setzen, haben spätestens in Corona-Zeiten eine Herausforderung mehr.
5. Vereinsgastronomie schützen
Verfügt der Verein über eine eigene oder verpachtete Gastronomie, besteht jetzt eiliger Handlungsbedarf. Die Gastronomie bekommt die COVID-19-Krise voll ab und Gäste bleiben aus. Es gilt sich also schnellstens mit dem Betreiber oder Pächter der Vereinsgaststätte abzusprechen und nach Lösungen zu suchen, wie die Zeit überbrückt werden kann. Eventuell sind vorübergehende Nachlässe bei der Pacht eine Möglichkeit die Liquidität des Pächters zu schonen.
Außerdem kann der Verein seinen Gastronomen unterstützen Spenden zu sammeln oder Gutscheine für einen späteren Besuch im Restaurant zu verkaufen. Durch diese Maßnahmen kann zumindest ein Teil der ausbleibenden Umsätze bereits jetzt aufgefangen werden. Der Verein könnte also seine Reichweite nutzen und Mitglieder sowie Unterstützer zur Unterstützung der Vereinsgastronomie aufrufen.
Corona: Was tun als Verein? Unser Fazit
Gesellschaftliche Verantwortung, Organisation, Finanzen, Kommunikation und Gastronomie – das ist nur der Anfang.
Alle oben genannten Punkte sind JETZT für Vereine besonders wichtig. Die Liste ist aber mitnichten vollständig. Vereine, die sich ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst, sich um eine gute Organisation in den kommenden Monaten bemühen und auf ihre Finanzen achten, sollten bereits jetzt gut aufgestellt sein. Anschließend sollte die Vereinsführung bemüht sein die Mitglieder kommunikativ mitzunehmen und die Vereinsgastronomie zu schützen.
Da sich derzeit alle Menschen und Organisationen mit einer noch nie dagewesenen Situation konfrontiert sehen, werden die Herausforderungen für Vereine und Vorstände in nächster Zeit mit Sicherheit noch vielfältiger.
In der Hoffnung, dass dieser Text dem einen oder anderen ein wenig Orientierung in schwierigen Zeiten stiftet, sei allen Vereinen ein besonnenes und entschlossenes Handeln sowie ein gutes Durchhaltevermögen gewünscht.